![Jak korzystać z przepływów pracy Power Automate](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/OverviewandFeatures_DesktopFlows_3.jpg)
Microsoft Power Automate (dawniej Microsoft Flow) to usługa oparta na chmurze, która umożliwia użytkownikom tworzenie i automatyzowanie przepływów pracy w szerokiej gamie aplikacji i usług. Usługa Power Automate, wcześniej znana jako Microsoft Flow, umożliwia użytkownikom tworzenie przepływów pracy, które mogą automatycznie wykonywać zadania, takie jak wysyłanie powiadomień, kopiowanie plików i zbieranie danych.
Usługa Power Automate została zaprojektowana, aby pomóc użytkownikom usprawniać rutynowe zadania, automatyzować procesy oraz usprawniać współpracę i komunikację w całej organizacji. Automatyzując powtarzalne i czasochłonne zadania, użytkownicy mogą zwolnić czas, aby skupić się na pracy o większej wartości i osiągnąć większą wydajność i produktywność.
Ten artykuł jak korzystać z przepływów pracy Power Automate ma być przewodnikiem dla początkujących dotyczącym usługi Power Automate, przedstawiającym niektóre przypadki użycia usługi Power Automate i sposobami, w jaki może ona usprawnić procesy zarządzania projektami, a także omówienie podstaw tworzenia pierwszego przepływu procesów biznesowych.
Co to jest Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate to rozwiązanie typu „przeciągnij i upuść”, które nie wymaga kodowania, ma małą ilość kodu i umożliwia użytkownikom tworzenie przepływów pracy w celu automatyzacji powtarzalnych zadań i procesów biznesowych.
Aplikacja jest dostępna na komputery stacjonarne, urządzenia mobilne i Microsoft Teams, a także jako aplikacja przeglądarkowa.
![Microsoft Power Automate Microsoft Teams](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/Microsoft-Power-Automate-Microsoft-Teams-1024x576.png)
Użytkownicy mogą szybko rozpocząć pracę, korzystając z gotowych szablonów i łączników, które można dostosować w razie potrzeby.
Szablony obejmują powiadomienia, kopiowanie plików, przenoszenie załączników wiadomości e-mail do OneDrive i zatwierdzenia.
Przypadki użycia usługi Power Automate są różnorodne, począwszy od wdrażania nowych pracowników po zatwierdzanie dokumentów, zbieranie opinii klientów i zarządzanie zgłoszeniami pomocy.
![Przypadki użycia usługi Power Automate](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/Power-Automate-Template-Library-Edited-1024x493.png)
Usługa Power Automate zawiera ponad 300 łączników, które umożliwiają użytkownikom dostęp do danych i korzystanie z nich za pomocą zestawu gotowych akcji i wyzwalaczy.
W przeciwieństwie do programu SharePoint Designer usługa Power Automate współpracuje z aplikacjami innych firm, takimi jak Dysk Google, Dropbox, Twitter i nie tylko.
Dla zespołów usług informatycznych IT możliwość dodania automatyzacji do starszych systemów bez konieczności wymiany lub konfigurowania tych systemów jest ogromną korzyścią.
W oparciu o usługę Azure Active Directory usługa Power Automate jest wysoce bezpieczna i łatwa do inspekcji.
Ponadto automatyzacja zastępuje procesy oparte na papierze, zwiększając ochronę danych.
Usługa Power Automate obejmuje zrobotyzowaną automatyzację procesów (RPA) i narzędzie Process Advisor.
Zrobotyzowana automatyzacja procesów
Ta funkcja, dostępna w programie Power Automate Desktop , umożliwia użytkownikom tworzenie przepływów pracy na dużą skalę – bez kodowania.
Dzięki interfejsowi typu „wskaż i kliknij” użytkownik może rejestrować ruchy myszy i klawiatury podczas wykonywania zadania. System RPA przetwarza te informacje w zautomatyzowany przepływ pracy, np. zbieranie danych do cotygodniowego raportu.
Użytkownicy mogą ulepszać przepływy za pomocą gotowych akcji i łączników, a także dodawać obsługę wyjątków w celu automatycznego sprawdzania przepływów.
Użytkownicy mogą tworzyć dwa typy przepływów pracy:
- Asystent RPA, który działa, gdy użytkownik jest zalogowany. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku procesów, które nadal wymagają interwencji człowieka, np. zatwierdzenia wniosku urlopowego.
- Nienadzorowany RPA, który działa, gdy użytkownik nie jest zalogowany. Zdefiniowany wyzwalacz uruchamia przepływ.
Process Advisor
Process Advisor, nowy dodatek do Power Automate, to narzędzie do eksploracji procesów, które zapewnia wgląd w sposób pracy ludzi. Process Advisor mapuje przepływy pracy, znajduje wąskie gardła i identyfikuje zadania, które można zautomatyzować.
Narzędzie dowie się, z jakich aplikacji często korzysta Twój zespół i jak zautomatyzować kluczowe działania, na przykład kopiowanie danych z jednej aplikacji do drugiej.
Doradca ds. procesów ułatwia także zespołom współpracę z analitykami biznesowymi lub administratorami w celu usprawnienia procesów.
Jak działa Power Automate?
Przepływ pracy lub przepływy usługi Power Automate opierają się na wyzwalaczach i akcjach.
- Wyzwalacz rozpoczyna przepływ, na przykład otrzymanie wiadomości e-mail od kluczowego interesariusza projektu.
- Akcja to coś, co dzieje się po uruchomieniu przepływu. Może to obejmować utworzenie zadania po otrzymaniu wiadomości e-mail oznaczonej jako bardzo ważna. Przepływ może mieć jedną lub więcej akcji.
Istnieje pięć głównych typów przepływów usługi Power Automate , sklasyfikowanych jako przepływy w chmurze, na komputerze stacjonarnym i procesy biznesowe.
Przepływy w chmurze obejmują:
- Zautomatyzowany przepływ wyzwalany przez zdarzenie, na przykład wysłanie wiadomości e-mail w przypadku zmiany elementu na liście programu SharePoint.
- Natychmiastowe przepływy umożliwiają użytkownikom ręczne wyzwalanie przepływu z aplikacji mobilnej lub komputerowej jednym kliknięciem. Na przykład możesz łatwo wysłać e-mail z przypomnieniem do swojego zespołu przed spotkaniem.
- Zaplanowane które działa o określonych porach.
Przepływy pulpitu służą do automatyzacji zadań w Internecie lub na komputerze za pomocą programu Power Automate Desktop.
Przepływy procesów biznesowych opierają się na zdefiniowanym zestawie działań, aby pomóc ludziom wykonywać zadania szybciej i z mniejszą liczbą błędów.
Istnieją trzy sposoby uruchomienia przepływu:
- Zacznij od zera, korzystając z jednego z przepływów pracy wymienionych powyżej.
- Użyj istniejącego szablonu.
- Wybierz złącze.
![](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/PwAutomate2-1024x576.jpg)
Jak krok po kroku utworzyć przepływ Power Automate?
W tym przykładzie użyjemy szablonu do opublikowania wiadomości w Microsoft Teams po dodaniu nowego elementu do Plannera.
Aby rozpocząć korzystanie z Power Automate, zaloguj się do Microsoft 365 i użyj programu uruchamiającego aplikacje, aby otworzyć program.
Ze strony głównej możesz:
- Zacznij szybko korzystać z szablonów.
- Sprawdź dostępne złącza.
- Zarządzaj swoimi przepływami.
- Utwórz nowy przepływ.
Wyszukaj „Planner”, aby znaleźć szablon.
Może być konieczne zalogowanie się do aplikacji Microsoft Teams i Planner.
![Jak krok po kroku utworzyć przepływ Power Automate](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/Power-Automate-Teams-Planner-Template.jpg)
Wybierz opcję Kontynuuj.
Na następnym ekranie zobaczysz, jak zbudowany jest przepływ pracy. Power Automate to bardzo wizualne narzędzie, które upraszcza zarządzanie przepływami pracy.
![Power Automate](https://rovens.pl/wp-content/uploads/2024/06/Power-Automate-Edit-the-Workflow.jpg)
Tutaj możesz dodać ważne informacje, takie jak identyfikator planu, zespół i kanał.
Kliknij Zapisz. To wszystko – stworzyłeś prosty przepływ usprawniający komunikację w zespole.
Istnieje kilka sposobów sprawdzania poprawności przepływu, w tym sprawdzanie przepływu i testowanie.
W każdej chwili możesz sprawdzić status przepływu w zakładce „Moje przepływy”.
W tym obszarze łatwo jest:
- Edytować poszczególne przepływy
- Udostępnij przepływy członkowi zespołu
- Sprawdź historię przepływu.
Aby zobaczyć więcej szczegółów przepływu, po prostu kliknij nazwę przepływu.
Przypadki użycia usługi Power Automate w celu usprawnienia operacji biznesowych
- Wdrażanie klienta: Kiedy nowy klient rejestruje się w celu skorzystania z usługi lub dokonuje zakupu, firma może wdrożyć proces wdrażania klienta. Może to obejmować wysyłanie e-maili powitalnych, zbieranie dodatkowych informacji i przydzielanie zadań różnym członkom zespołu. Za pomocą usługi Power Automate można zautomatyzować ten proces, uruchamiając automatycznie każdy krok przepływu pracy natychmiast po dodaniu nowego klienta do systemu.
- Zarządzanie potencjalnymi klientami: Po dodaniu nowego potencjalnego klienta do systemu CRM firma może wdrożyć proces zarządzania nim, taki jak wysyłanie kolejnych wiadomości e-mail, planowanie rozmów handlowych i przydzielanie zadań przedstawicielom handlowym. Za pomocą usługi Power Automate można zautomatyzować ten proces, uruchamiając automatycznie każdy krok przepływu pracy zaraz po dodaniu nowego potencjalnego klienta do systemu CRM.
- Raportowanie wydatków: Wiele firm wymaga od pracowników składania raportów z wydatków w celu uzyskania zwrotu kosztów. Proces ten może być czasochłonny i podatny na błędy. Za pomocą usługi Power Automate można zautomatyzować proces raportowania wydatków, automatycznie zbierać dane o wydatkach z rachunków i innych źródeł, obliczać sumy i przesyłać raport do zatwierdzenia.
- Wdrażanie HR: Po zatrudnieniu nowego pracownika istnieje wiele zadań, które należy wykonać, zanim będzie mógł on rozpocząć pracę. Może to obejmować wypełnianie dokumentów, konfigurowanie kont e-mail i planowanie sesji orientacyjnych. Za pomocą usługi Power Automate można zautomatyzować proces wdrażania HR, uruchamiając automatycznie każdy krok przepływu pracy natychmiast po dodaniu nowego pracownika do systemu.
- Zarządzanie projektem: Kiedy rozpoczyna się nowy projekt, należy wykonać wiele zadań, aby zapewnić jego ukończenie na czas i w ramach budżetu. Może to obejmować konfigurowanie zadań projektowych, przydzielanie członków zespołu i śledzenie postępu. Power Automate można wykorzystać do automatyzacji procesu zarządzania projektami, uruchamiając automatycznie każdy krok przepływu pracy zaraz po dodaniu nowego projektu do systemu.
Pięć praktycznych zastosowań Power Automate w zarządzaniu projektami
Zarządzanie projektami składa się z szeregu procesów zarządzania zadaniami, komunikacji w zespole, raportowania projektu, żądań zmian i zatwierdzeń itd.
Chociaż te rutynowe procesy są niezbędne do zapewnienia sprawnego przebiegu projektów, często są dość czasochłonne zarówno dla kierowników projektów, jak i członków zespołu. Oprogramowanie do przepływu procesów biznesowych może usprawnić i zautomatyzować wiele z tych rutynowych zadań i procesów, dzięki czemu członkowie zespołu mogą bardziej skoncentrować się na wykonaniu pracy, a kierownicy projektów mogą mieć pewność, że projekty będą realizowane zgodnie z planem, zamiast gonić za aktualizacjami.
Microsoft Power Automate to fantastyczne narzędzie do usprawniania przepływów pracy w projektach, ponieważ integruje się z wieloma innymi narzędziami Microsoft 365, których już używasz w codziennym zarządzaniu projektami.
Procesy zatwierdzania
Zarządzanie zatwierdzeniami od interesariuszy dotyczącymi wniosków projektowych, wniosków o pozwolenie, dokumentów, budżetu itp. w trakcie trwania projektów. Usługa Power Automate pomaga ustawić te systemy zatwierdzania, które ułatwiają realizację projektu bez luk w komunikacji i wąskich gardeł. Może to pomóc w zapewnieniu, że wszystkie prace zostaną ukończone zgodnie z niezbędnymi standardami i że wszyscy realizują plan projektu.
Zarządzanie dokumentami
Jednym z największych wyzwań pracy z dużymi zespołami projektowymi jest utrzymanie wszystkich dokumentów projektowych w jednym miejscu, z łatwym dostępem dla każdego członka zespołu. Trudno jest także śledzić i rejestrować wszystkie aktualizacje w dokumentach. To wyzwanie staje się coraz większe, gdy pracujesz z zespołami zdalnymi. Szablony projektów usługi Power Automate ułatwiają centralizację przechowywania dokumentów projektu, dzięki czemu można łatwo śledzić aktualizacje i nowe pliki.
Tworzenie i udostępnianie raportów
Menedżerowie projektów rozumieją znaczenie analityki biznesowej i tego, jak może ona poprawić wyniki biznesowe. Jako lider projektu potrzebujesz narzędzi do przekształcania danych z różnych źródeł w interaktywne raporty, które będą w stanie powiązać postęp Twoich projektów. Usługa Power BI pomaga Ci to osiągnąć i podejmować dalsze decyzje biznesowe oparte na danych.
Przepływ pracy i komunikacja
Microsoft Power Automate jest dostępny jako aplikacja w Microsoft Teams. Gdy korzystasz z MS Teams, możesz łatwo tworzyć przepływy pracy i zarządzać nimi bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Możesz także komunikować się tymi samymi kanałami ze swoimi zespołami projektowymi.
Zarządzanie produktywnością
Możesz używać szablonów w sekcjach „Produktywność”, „Powiadomienia” oraz „Wydarzenia i kalendarz”, aby organizować zadania w projekcie i zarządzać terminami. Ogromny stos zadań może czasami przytłoczyć najlepszych menedżerów i może prowadzić do zmniejszenia efektywności. Wyżej wymienione szablony pomogą Ci ustalić właściwą kolejność lub priorytet zobowiązań projektowych i w razie potrzeby przekazać je członkom zespołu.