Wersja dokumentu: 1.0
Data obowiązywania: 01.01.2026
§1. Postanowienia ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z usługi ROVENS Integracja Wapro, świadczonej drogą elektroniczną przez ROVENS, zwanego dalej Usługodawcą.
- Usługa polega na umożliwieniu Klientowi integracji systemu Wapro z systemem SaaS ROVENS oraz wybranymi systemami zewnętrznymi.
- Systemami zewnętrznymi mogą być w szczególności sklepy internetowe, platformy sprzedażowe, systemy magazynowe, systemy kurierskie, systemy księgowe, systemy CRM, systemy B2B, systemy B2C, marketplace’y lub inne usługi wskazane przez Klienta.
- Regulamin jest dostępny nieodpłatnie przed zawarciem umowy oraz przez cały okres korzystania z Usługi.
- Założenie konta i rozpoczęcie korzystania z Usługi wymaga akceptacji Regulaminu oraz dokumentów powiązanych wskazanych w formularzu rejestracyjnym.
- Integralną częścią Regulaminu są:
a) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
b) Polityka prywatności,
c) Środki techniczne i organizacyjne ochrony danych,
d) Lista podprocesorów.
§2. Definicje
- Usługodawca — ROVENS, prowadzony przez ROVENS, NIP: 5321965583, REGON: 362399562, adres: [email protected], e-mail: [email protected].
- Klient — przedsiębiorca, osoba prawna, jednostka organizacyjna lub inny podmiot, który zakłada konto i korzysta z Usługi.
- Użytkownik — osoba fizyczna działająca w imieniu Klienta, korzystająca z konta w Usłudze.
- Usługa — usługa SaaS pod nazwą ROVENS Integracja Wapro.
- Connector — aplikacja instalowana w środowisku Klienta, w szczególności na serwerze lub komputerze, której zadaniem jest komunikacja między systemem Wapro Klienta a Usługą.
- Panel — panel internetowy dostępny dla Klienta lub Użytkownika.
- Token API — indywidualny klucz techniczny umożliwiający autoryzowaną komunikację Connectora z Usługą.
- Dane Klienta — dane przesyłane z systemu Wapro lub innych systemów Klienta do Usługi, w szczególności dane zamówień, kontrahentów, dokumentów, produktów, stanów magazynowych, konfiguracji integracji oraz dane techniczne.
- Dane osobowe — dane osobowe w rozumieniu RODO.
- RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
§3. Zakres Usługi
- Usługa może obejmować w szczególności:
a) pobieranie danych z systemu Wapro,
b) wysyłanie danych do systemu SaaS ROVENS,
c) synchronizację danych z systemami zewnętrznymi,
d) przetwarzanie zamówień,
e) przetwarzanie danych kontrahentów,
f) przetwarzanie danych produktów i stanów magazynowych,
g) przekazywanie danych do innych systemów wskazanych przez Klienta,
h) logowanie zdarzeń technicznych integracji,
i) diagnostykę błędów integracji,
j) utrzymanie i rozwój integracji. - Szczegółowy zakres integracji zależy od konfiguracji wybranej przez Klienta, możliwości systemu Wapro oraz uzgodnień pomiędzy Stronami.
- Usługodawca może świadczyć także usługi dodatkowe, w szczególności wdrożenie, konfigurację, wsparcie techniczne, diagnostykę, konsultacje lub prace programistyczne.
§4. Rejestracja konta
- Korzystanie z Usługi wymaga założenia konta.
- Podczas rejestracji Klient lub Użytkownik podaje dane wymagane w formularzu rejestracyjnym, w szczególności dane firmy, dane kontaktowe oraz adres e-mail.
- Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta oraz do uruchomienia Usługi.
- Usługodawca może odmówić aktywacji konta albo wstrzymać dostęp do Usługi, jeżeli poweźmie uzasadnione podejrzenie, że konto zostało założone przez osobę nieuprawnioną.
- Aktywacja konta, pobranie Connectora, wygenerowanie tokena API lub rozpoczęcie synchronizacji danych może być uzależnione od akceptacji Regulaminu i dokumentów powiązanych.
§5. Connector i komunikacja z SaaS
- Connector jest instalowany w środowisku Klienta.
- Klient odpowiada za zapewnienie zgodności swojego środowiska technicznego z wymaganiami Usługi.
- Connector komunikuje się z Usługą w celu realizacji integracji.
- Klient zobowiązuje się chronić tokeny, hasła, klucze API i inne dane dostępowe przed dostępem osób nieuprawnionych.
- W przypadku podejrzenia ujawnienia tokena, hasła lub klucza API Klient powinien niezwłocznie unieważnić token lub zgłosić sprawę Usługodawcy.
- Usługodawca może czasowo zablokować token, konto lub integrację, jeżeli wykryje działania mogące zagrażać bezpieczeństwu Usługi, danych Klienta, innych klientów lub infrastruktury.
§6. Obowiązki Klienta
- Klient zobowiązuje się korzystać z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi praktykami bezpieczeństwa.
- Klient odpowiada za:
a) legalność danych wprowadzanych do systemu Wapro i przekazywanych do Usługi,
b) posiadanie podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych,
c) prawidłowe skonfigurowanie zakresu danych przekazywanych do Usługi,
d) nadanie dostępu do konta wyłącznie osobom uprawnionym,
e) ochronę danych dostępowych,
f) utrzymanie bezpieczeństwa własnego środowiska IT,
g) wykonywanie kopii zapasowych własnych systemów, o ile Strony nie uzgodniły inaczej. - Klient nie może wykorzystywać Usługi do działań bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich lub zagrażających bezpieczeństwu Usługi.
§7. Obowiązki Usługodawcy
- Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością właściwą dla usług informatycznych.
- Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w dokumencie „Środki techniczne i organizacyjne ochrony danych”.
- Usługodawca podejmuje działania mające na celu zapewnienie dostępności, integralności i poufności Usługi.
- Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej i bezbłędnej pracy Usługi, w szczególności jeżeli przerwy lub błędy wynikają z:
a) awarii infrastruktury Klienta,
b) awarii systemów zewnętrznych,
c) zmian API systemów zewnętrznych,
d) błędów konfiguracji po stronie Klienta,
e) działania siły wyższej,
f) działań osób trzecich,
g) prac serwisowych lub aktualizacyjnych. - Usługodawca może wykonywać prace serwisowe, aktualizacyjne lub konserwacyjne, które mogą czasowo wpływać na dostępność Usługi.
§8. Dane osobowe
- W zakresie danych konta, danych kontaktowych, danych rozliczeniowych oraz danych dotyczących korzystania z Usługi przez Klienta lub Użytkownika, Usługodawca występuje jako administrator danych osobowych.
- W zakresie danych osobowych przesyłanych przez Klienta z systemu Wapro lub innych systemów do Usługi, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe na zlecenie Klienta.
- Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora określa Polityka prywatności.
- Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako podmiot przetwarzający określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Klient pozostaje administratorem danych osobowych przesyłanych do Usługi w ramach integracji.
§9. Bezpieczeństwo
- Usługodawca stosuje środki bezpieczeństwa adekwatne do charakteru Usługi, zakresu przetwarzania oraz ryzyka.
- Klient przyjmuje do wiadomości, że bezpieczeństwo integracji zależy również od prawidłowej konfiguracji środowiska Klienta, aktualności systemów, ochrony kont, zabezpieczenia serwera, kontroli dostępu oraz ochrony tokenów.
- Usługodawca może prowadzić logi techniczne i bezpieczeństwa w celu zapewnienia prawidłowego działania Usługi, diagnostyki błędów, ochrony przed nadużyciami oraz wykrywania incydentów.
- Szczegółowy opis środków bezpieczeństwa zawiera dokument „Środki techniczne i organizacyjne ochrony danych”.
§10. Odpowiedzialność
- Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Usługi na zasadach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu.
- Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z:
a) nieprawidłowej konfiguracji systemów Klienta,
b) przekazania błędnych danych przez Klienta,
c) działania lub zaniechania dostawców systemów zewnętrznych,
d) utraty lub ujawnienia danych dostępowych przez Klienta,
e) korzystania z Usługi niezgodnie z Regulaminem,
f) zmian w systemie Wapro lub systemach zewnętrznych niezależnych od Usługodawcy,
g) braku aktualizacji środowiska Klienta,
h) działania złośliwego oprogramowania w środowisku Klienta. - Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe Klienta podejmowane na podstawie danych przetwarzanych w Usłudze.
- W zakresie dopuszczalnym przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu świadczenia Usługi jest ograniczona do rzeczywistej szkody i nie obejmuje utraconych korzyści.
§11. Płatności
- Usługa może być świadczona odpłatnie, zgodnie z ofertą, cennikiem lub indywidualnymi ustaleniami Stron.
- Zakres, cena i okres rozliczeniowy Usługi mogą wynikać z oferty, zamówienia, faktury, umowy lub panelu Klienta.
- Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem, zawieszeniem lub zakończeniem świadczenia Usługi, po uprzednim wezwaniu Klienta do zapłaty, o ile Strony nie uzgodniły inaczej.
§12. Czas trwania i zakończenie korzystania z Usługi
- Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą założenia konta, akceptacji Regulaminu albo rozpoczęcia korzystania z Usługi, zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej.
- Klient może zrezygnować z Usługi zgodnie z warunkami ustalonymi z Usługodawcą.
- Po zakończeniu korzystania z Usługi Usługodawca może usunąć albo zwrócić dane Klienta zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.
- Usługodawca może zachować dane, których przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa, w szczególności dane księgowe, rozliczeniowe, dowodowe lub bezpieczeństwa.
§13. Zmiany Regulaminu
- Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku:
a) zmiany przepisów prawa,
b) zmiany zakresu Usługi,
c) zmiany sposobu świadczenia Usługi,
d) zmiany środków bezpieczeństwa,
e) konieczności doprecyzowania postanowień. - Klient zostanie poinformowany o zmianach Regulaminu w sposób umożliwiający zapoznanie się z ich treścią.
- Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zmienionego Regulaminu, o ile przepisy prawa nie wymagają innego trybu.
§14. Kontakt
- Kontakt z Usługodawcą jest możliwy pod adresem e-mail: [email protected].
- Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa, incydentów lub danych osobowych należy kierować na adres: [email protected].