POLITYKA PRYWATNOŚCI

Wersja dokumentu: 1.0
Data obowiązywania: 01.01.2026

§1. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem strony internetowej, rejestracją konta, kontaktem handlowym, obsługą zgłoszeń, rozliczeniami oraz korzystaniem z panelu jest ROVENS, prowadzony przez ROVENS, NIP: 5321965583, REGON: 362399562, adres: [email protected], e-mail: [email protected].
2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem: [email protected].

§2. Zakres przetwarzanych danych

1. W związku z korzystaniem ze strony, formularzy, panelu i Usługi możemy przetwarzać:
   a) imię i nazwisko,
   b) nazwę firmy,
   c) NIP,
   d) adres firmy,
   e) adres e-mail,
   f) numer telefonu,
   g) dane konta użytkownika,
   h) dane rozliczeniowe,
   i) treść korespondencji,
   j) dane techniczne, w tym adres IP, logi, identyfikatory sesji, datę i godzinę zdarzeń,
   k) informacje o akceptacji dokumentów,
   l) dane dotyczące korzystania z Usługi.
2. Dane przesyłane przez Klienta z systemu Wapro w ramach integracji są przetwarzane przez ROVENS jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, a nie na podstawie niniejszej Polityki prywatności.

§3. Cele i podstawy przetwarzania

1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
   a) założenie i obsługa konta — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem,
   b) świadczenie Usługi — wykonanie umowy,
   c) kontakt z Klientem lub Użytkownikiem — wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes,
   d) obsługa zapytań i zgłoszeń — prawnie uzasadniony interes,
   e) rozliczenia i fakturowanie — obowiązek prawny,
   f) dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — prawnie uzasadniony interes,
   g) zapewnienie bezpieczeństwa Usługi — prawnie uzasadniony interes,
   h) prowadzenie logów technicznych — prawnie uzasadniony interes,
   i) informowanie o zmianach w Usłudze — wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes,
   j) marketing własnych usług — prawnie uzasadniony interes lub zgoda, jeżeli jest wymagana.

§4. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym ROVENS w świadczeniu usług, w szczególności:
   a) dostawcom hostingu i infrastruktury IT,
   b) dostawcom poczty elektronicznej,
   c) dostawcom systemów księgowych,
   d) dostawcom narzędzi analitycznych i bezpieczeństwa,
   e) kancelariom prawnym i biurom rachunkowym,
   f) operatorom płatności, jeżeli dotyczy,
   g) organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

§5. Okres przechowywania danych

1. Dane związane z kontem i świadczeniem Usługi przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi roszczeń lub spełnienia obowiązków prawnych.
2. Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.
3. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.
4. Logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki oraz obrony przed nadużyciami, nie dłużej niż 30 dni, chyba że dłuższy okres jest wymagany prawem lub konieczny do wyjaśnienia incydentu.

§6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
   a) dostępu do danych,
   b) sprostowania danych,
   c) usunięcia danych,
   d) ograniczenia przetwarzania,
   e) przenoszenia danych,
   f) wniesienia sprzeciwu,
   g) wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
   h) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2. W przypadku danych przetwarzanych przez ROVENS jako podmiot przetwarzający, żądania dotyczące danych należy kierować do administratora danych, czyli Klienta korzystającego z Usługi.

§7. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do założenia konta, kontaktu, zawarcia umowy, wystawienia faktury lub świadczenia Usługi.
2. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z Usługi.

§8. Pliki cookies i dane techniczne

1. Strona i Panel mogą wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętania ustawień oraz analityki.
2. Użytkownik może zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki.
3. Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie strony lub Panelu.

§9. Transfer danych poza EOG

1. Co do zasady ROVENS dąży do przetwarzania danych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
2. Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, odbywa się to z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO.

§10. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian w Usłudze, przepisach prawa, narzędziach technicznych lub procesach przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej ROVENS.