Poczta na hostingu sprawia problemy
Wiadomości nie dochodzą, Outlook działa niestabilnie, skrzynki mają ograniczenia, a firma nie wie, czy problem leży w hostingu, domenie, DNS czy konfiguracji użytkowników.
Migracja poczty, Outlook, Microsoft 365 i bezpieczeństwo
Migracja poczty firmowej do Microsoft 365 - Outlook, domena i bezpieczeństwo skrzynek
Poczta działa na zwykłym hostingu, Outlook się rozłącza, wiadomości trafiają do spamu, a firma nie ma kontroli nad logowaniami i urządzeniami pracowników? ROVENS przenosi pocztę firmową do Microsoft 365, konfiguruje domenę, skrzynki, Outlook, telefony, SPF, DKIM, DMARC, MFA i podstawowe zabezpieczenia kont użytkowników.
Microsoft 365 dla firmy
Poczta, Outlook, domena, DNS, MFA, Teams, OneDrive i bezpieczeństwo kont w jednym środowisku.
Outlook
Exchange Online
SPF / DKIM
DMARC
MFA
OneDrive
Kiedy migracja ma sens
Migracja do Microsoft 365 nie jest tylko zmianą skrzynki pocztowej
Dobrze wykonana migracja poczty porządkuje komunikację w firmie: skrzynki, domenę, Outlooka, telefony, kalendarze, dostęp pracowników, bezpieczeństwo logowania i dostarczalność wiadomości.
Brakuje MFA i kontroli logowań
Pracownicy logują się z komputerów i telefonów, ale nikt nie kontroluje MFA, sesji, urządzeń, administratorów, reguł poczty i podejrzanych logowań.
Maile trafiają do spamu
Brak lub błędne rekordy SPF, DKIM i DMARC mogą powodować problemy z dostarczalnością wiadomości. Przy migracji warto uporządkować całą domenę pocztową.
Co obejmuje usługa
Co przenosimy i konfigurujemy przy migracji poczty do Microsoft 365?
Sama migracja wiadomości to za mało. Trzeba przygotować środowisko Microsoft 365, domenę, użytkowników, Outlooka, urządzenia mobilne, zabezpieczenia i zasady pracy po migracji.
- skrzynki użytkowników, wiadomości, foldery, kontakty i kalendarze,
- aliasy, grupy, skrzynki współdzielone i przekierowania,
- domenę firmową oraz rekordy DNS: MX, SPF, DKIM i DMARC,
- konta użytkowników, licencje, role administratorów i podstawowe uprawnienia,
- Outlook na komputerach, pocztę na telefonach i dostęp przez przeglądarkę,
- MFA, podstawowe zabezpieczenia logowania i kontrolę dostępu,
- test wysyłki, odbioru, synchronizacji i dostarczalności wiadomości,
- wsparcie użytkowników po przełączeniu poczty.
Ważne
Największy błąd to traktowanie migracji jak prostego kopiowania maili
Jeżeli przy migracji pominiesz DNS, SPF, DKIM, DMARC, MFA, konfigurację Outlooka, telefony i konta administratorów, możesz rozwiązać jeden problem, ale stworzyć kilka nowych: spam, brak dostępu, chaos u użytkowników albo słabe zabezpieczenie poczty.
- najpierw sprawdzamy obecny stan poczty,
- ustalamy liczbę skrzynek, danych i urządzeń,
- planujemy przełączenie domeny,
- konfigurujemy bezpieczeństwo po migracji,
- możemy dalej administrować Microsoft 365.
Objawy problemu
Kiedy warto przenieść pocztę firmową do Microsoft 365?
Nie każda firma musi migrować pocztę natychmiast. Ale są sytuacje, w których dalsze korzystanie ze starej konfiguracji utrudnia pracę, obniża bezpieczeństwo i pogarsza kontakt z klientami.
Problem w firmie
Co może oznaczać
Jak pomaga migracja
Outlook pyta o hasło lub nie synchronizuje poczty
Problem z klientem pocztowym, hostingiem, konfiguracją konta, protokołami albo hasłami użytkowników.
Konfigurujemy Exchange Online, Outlooka, konta i sposób logowania użytkowników.
Wiadomości trafiają do spamu
Brak poprawnej autoryzacji domeny, problem z SPF, DKIM, DMARC lub zewnętrznymi systemami wysyłki.
Porządkujemy rekordy DNS i ustawienia domeny dla poczty firmowej.
Pracownicy korzystają z poczty na prywatnych telefonach
Firma nie wie, kto ma aktywne sesje, gdzie są dane i jak odebrać dostęp po odejściu pracownika.
Wdrażamy konta użytkowników, MFA i lepszą kontrolę dostępu do poczty.
Firma używa różnych skrzynek i przekierowań
Chaos w adresach, aliasach, grupach, przekierowaniach, poczcie wspólnej i dostępie do korespondencji.
Tworzymy uporządkowane skrzynki, aliasy, grupy i skrzynki współdzielone.
Nie wiadomo, kto administruje pocztą
Brak jasnej odpowiedzialności za konta, hasła, DNS, licencje, bezpieczeństwo i wsparcie użytkowników.
Po migracji możemy przejąć stałą administrację Microsoft 365 w ramach obsługi IT.
Ryzyka migracji
Czego nie wolno zepsuć przy migracji poczty firmowej?
Migracja poczty dotyka całej firmy. Błędna konfiguracja może zatrzymać odbiór wiadomości, pogorszyć dostarczalność, zablokować użytkowników albo zostawić firmę bez MFA i kontroli logowań.
Błędna konfiguracja DNS
Niepoprawne rekordy MX mogą zatrzymać odbiór poczty, a brak SPF, DKIM i DMARC może powodować problemy z wiarygodnością wiadomości wychodzących.
Chaos po stronie użytkowników
Po przełączeniu trzeba skonfigurować Outlooka, telefony, hasła, MFA i dostęp do skrzynek. Bez tego użytkownicy mogą nie wiedzieć, jak pracować następnego dnia.
Brak zabezpieczeń po migracji
Przeniesienie poczty do Microsoft 365 bez MFA, przeglądu administratorów, zasad logowania i kontroli sesji nie rozwiązuje problemów bezpieczeństwa.
Proces
Jak wygląda migracja poczty do Microsoft 365?
Migrację robimy etapowo: od rozpoznania obecnej poczty, przez przygotowanie Microsoft 365 i DNS, po przełączenie domeny, konfigurację Outlooka oraz wsparcie użytkowników.
Sprawdzamy obecną pocztę i domenę
Ustalamy, gdzie działa poczta, ile jest skrzynek, aliasów, grup, przekierowań, danych, urządzeń i jakie problemy firma chce rozwiązać.
Planujemy migrację i przełączenie
Ustalamy zakres danych, sposób migracji, termin przełączenia domeny i działania potrzebne, aby ograniczyć chaos po stronie użytkowników.
Przygotowujemy Microsoft 365
Zakładamy lub porządkujemy tenant Microsoft 365, konta użytkowników, licencje, skrzynki, aliasy, grupy, role administratorów i podstawowe ustawienia bezpieczeństwa.
Konfigurujemy domenę i rekordy DNS
Ustawiamy rekordy potrzebne do działania poczty: MX, SPF, DKIM i DMARC oraz sprawdzamy, czy domena jest gotowa do wysyłki i odbioru wiadomości.
Przenosimy pocztę i konfigurujemy urządzenia
Migrujemy wiadomości, foldery, kontakty i kalendarze, a następnie konfigurujemy Outlooka, telefony i dostęp przez przeglądarkę.
Testujemy i wspieramy firmę po migracji
Sprawdzamy wysyłkę, odbiór, synchronizację, dostarczalność, MFA i pracę użytkowników. Po migracji możemy dalej administrować Microsoft 365.
Po migracji
Microsoft 365 po migracji — kto będzie tym zarządzał?
To jest najważniejszy moment. Migracja może być jednorazową usługą, ale najwięcej wartości firma dostaje wtedy, gdy ktoś dalej administruje kontami, licencjami, MFA, pocztą i zgłoszeniami użytkowników.
Użytkownicy i licencje
Dodawanie i usuwanie kont, zmiany licencji, reset haseł, aliasy, grupy, skrzynki współdzielone i dostęp pracowników.
Bezpieczeństwo poczty
MFA, podejrzane logowania, aktywne sesje, reguły poczty, przekierowania, role administratorów i podstawowe zasady bezpieczeństwa.
Wsparcie pracowników
Outlook, telefony, Teams, OneDrive, problemy z logowaniem, synchronizacją, załącznikami i codzienną pracą z pocztą.
Ile kosztuje migracja poczty do Microsoft 365?
od 150 zł netto Migracja jednej skrzynki pocztowej. Ostateczny koszt zależy od liczby skrzynek, ilości danych, obecnego systemu poczty, domeny, urządzeń, aliasów, grup i zakresu konfiguracji.Konfiguracja środowiska Microsoft 365
od 1 500 zł netto Przygotowanie Microsoft 365, domeny, DNS, kont użytkowników, skrzynek, podstawowych zabezpieczeń, MFA i konfiguracji po stronie firmy. Licencje Microsoft 365 są rozliczane osobno.Dla kogo
Dla jakich firm jest migracja poczty do Microsoft 365?
Najczęściej pomagamy małym firmom, które chcą uporządkować pocztę, bezpieczeństwo i pracę użytkowników, ale nie mają własnego administratora Microsoft 365.
Mała firma bez informatyka
Gdy właściciel sam pilnuje poczty, haseł, telefonów, domeny i problemów z Outlookiem, zamiast mieć jednego opiekuna IT.
Biura rachunkowe, kancelarie, usługi
Gdy poczta, dokumenty, kalendarze, kontakty i poufna korespondencja muszą działać stabilnie i bez przypadkowego dostępu.
Firmy handlowe i usługowe
Gdy oferty, zamówienia, faktury i kontakt z klientami opierają się na poczcie, a każdy przestój blokuje sprzedaż.
Chcesz przenieść pocztę do Microsoft 365 bez chaosu?
Napisz, gdzie obecnie działa poczta, ile masz skrzynek, jakiej domeny używa firma i czy problemem jest Outlook, spam, bezpieczeństwo, MFA czy stała administracja po migracji.
- migracja poczty z hostingu, Google lub starego serwera,
- konfiguracja domeny, MX, SPF, DKIM i DMARC,
- Outlook, telefony, MFA i użytkownicy,
- wsparcie pracowników po przełączeniu,
- stała administracja Microsoft 365 po migracji.
Powiązane usługi
Migracja poczty łączy obsługę IT, Microsoft 365 i bezpieczeństwo
Jeżeli problem z pocztą wynika z chaosu w firmowym IT, sama migracja może nie wystarczyć. Warto powiązać ją ze stałą obsługą IT i zabezpieczeniem kont użytkowników.
Obsługa IT
Stała obsługa komputerów, poczty, Microsoft 365, użytkowników, backupu, serwerów i codziennych problemów technicznych.
Poczta firmowa nie działa
Pomoc przy Outlooku, domenie, Microsoft 365, wiadomościach trafiających do spamu, SPF, DKIM, DMARC i problemach z odbiorem.
Cyberbezpieczeństwo
Zabezpieczenie poczty, MFA, kont użytkowników, logowań, administratorów i podstawowych ryzyk w firmowym środowisku.
FAQ
Najczęstsze pytania o migrację poczty do Microsoft 365
Czy podczas migracji poczty do Microsoft 365 firma straci wiadomości?
Migrację planujemy tak, aby przenieść wiadomości, foldery, kontakty i kalendarze z obecnego systemu pocztowego. Zakres zależy od obecnej poczty, ilości danych, sposobu dostępu i stanu skrzynek przed migracją.
Czy po migracji trzeba konfigurować Outlooka od nowa?
Tak, po przełączeniu poczty do Microsoft 365 zwykle trzeba skonfigurować Outlooka, profile pocztowe, telefony, dostęp przez przeglądarkę i MFA użytkowników.
Czy migracja do Microsoft 365 rozwiąże problem maili trafiających do spamu?
Migracja może pomóc, ale kluczowe jest poprawne ustawienie domeny, rekordów SPF, DKIM i DMARC oraz źródeł, które wysyłają wiadomości w imieniu firmy.
Czy konfigurujecie MFA dla poczty firmowej?
Tak. Przy migracji możemy skonfigurować MFA, podstawowe zabezpieczenia kont, role administratorów, logowania, sesje i zasady dostępu do Microsoft 365.
Czy można migrować pocztę z hostingu, Gmaila albo starego Exchange?
Tak, ale sposób migracji zależy od obecnego systemu poczty, dostępu administracyjnego, protokołów, liczby skrzynek i ilości danych do przeniesienia.
Kto będzie zarządzał Microsoft 365 po migracji?
Po migracji możemy przejąć stałą administrację Microsoft 365 w ramach obsługi IT: konta użytkowników, licencje, MFA, Outlook, grupy, skrzynki współdzielone, bezpieczeństwo poczty i zgłoszenia pracowników.
Ile kosztuje migracja poczty do Microsoft 365?
Cena zależy od liczby skrzynek, ilości danych, obecnego systemu poczty, domeny, liczby urządzeń, zabezpieczeń i zakresu konfiguracji po stronie użytkowników. Migracja jednej skrzynki zaczyna się od 150 zł netto, a konfiguracja środowiska od 1 500 zł netto.
ROVENS
Migracja poczty może być początkiem uporządkowania całego IT w firmie
Jeżeli poczta działa niestabilnie, trafia do spamu albo firma nie ma kontroli nad użytkownikami i bezpieczeństwem, migracja do Microsoft 365 może rozwiązać część problemu. Druga część to stała administracja, MFA, obsługa użytkowników i porządek w dostępie.
