Każdy kontrahent wysyła inaczej
Jeden klient wpisuje zamówienie w treści maila, drugi załącza PDF, trzeci Excel. Często używają własnych indeksów i nazw produktów.
Zamówienia z e-maila, PDF i Excela do Wapro Mag — bez ręcznego przepisywania
ROVENS rozwija moduł dla firm B2B pracujących na Wapro Mag, który ma odczytywać zamówienia otrzymywane w wiadomościach e-mail i załącznikach, rozpoznawać kontrahenta, produkty oraz ilości i przygotowywać dane do utworzenia zamówienia w ERP. Kontrahent nadal zamawia tak jak dotychczas — zmienia się praca po Twojej stronie.
Pilotaż jest przeznaczony dla firm korzystających z Wapro Mag, które regularnie ręcznie wprowadzają zamówienia B2B z e-maili, PDF lub arkuszy Excel.
ROVENS · Zamówienia
Wapro Mag
Rozpoznane zamówienie
kontrahent znaleziony
ABC-123TOW-00018420 szt.
FILTR XLTOW-0007626 szt.
POMPA 502 możliwe produkty2 szt.
⚠ 1 pozycja wymaga potwierdzenia przed utworzeniem zamówienia
Przepływ
bez zmiany sposobu zamawiania
E-mailPDF / Excel
→
ROVENSodczyt i walidacja
→
Waprozamówienie
Problem
Klient wysyła zamówienie w kilka sekund. Po Twojej stronie zaczyna się ręczna praca.
W wielu firmach B2B zamówienie nadal przychodzi zwykłym e-mailem: jako treść wiadomości, PDF, Excel albo plik przygotowany w formacie konkretnego odbiorcy. Pracownik musi je otworzyć, znaleźć kontrahenta i produkty, sprawdzić ilości oraz przepisać dane do Wapro Mag.
Pracownik przepisuje dane do ERP
Im więcej pozycji i zamówień, tym więcej czasu zajmuje przenoszenie informacji między skrzynką pocztową a Wapro Mag.
Błąd pojawia się przed realizacją
Pomyłka w indeksie, ilości lub jednostce trafia dalej do magazynu, handlowca albo dokumentów sprzedażowych. Automatyzacja ma ograniczyć właśnie ten etap ręcznego przepisywania.
Docelowy proces
Jak ma działać import zamówień z e-maila, PDF i Excel do Wapro Mag?
Produkt jest obecnie przygotowywany do pilotażu. Poniżej pokazujemy proces, który chcemy zweryfikować na rzeczywistych zamówieniach firm korzystających z Wapro Mag.
Kontrahent wysyła zamówienie tak jak dotychczas
Nie wymagasz od klienta nowej platformy, loginu ani formularza. Zamówienie nadal trafia na Twoją firmową skrzynkę, np. [email protected].
Wiadomość jest przekazywana do przypisanego adresu ROVENS
Każda firma w systemie otrzymuje własny identyfikator/adres. Dzięki temu wiadomość może zostać przypisana do właściwego środowiska Wapro bez udostępniania całej skrzynki pocztowej.
System odczytuje treść oraz załącznik
Analizowane są dane potrzebne do zamówienia: kontrahent, numer zamówienia, pozycje, indeksy lub EAN, ilości, jednostki, a tam gdzie występują również informacje dodatkowe.
Pozycje są porównywane z kartoteką Wapro
Jednoznaczne dopasowania mogą zostać zaakceptowane automatycznie. Gdy system nie jest pewny produktu albo jednostki, pozycja zostaje oznaczona do ręcznego potwierdzenia.
Pracownik potwierdza dane i tworzy zamówienie
W pierwszej wersji stawiamy na kontrolę człowieka przed utworzeniem dokumentu. Sposób przekazania danych do Wapro zostanie dobrany do wersji programu i procesu klienta.
Dwa różne rozwiązania
Platforma B2B czy automatyczny import z e-maila? To zależy od zachowania Twoich kontrahentów.
ROVENS rozwija oba podejścia, ale rozwiązują problem w inny sposób. Dzięki temu nowa strona nie zastępuje platformy B2B ani ogólnej integracji Wapro — odpowiada na inną intencję i inny proces zakupowy.
Zamówienia e-mail / PDF / Excel → Wapro
Dla firm, których kontrahenci chcą nadal przesyłać zamówienia swoim dotychczasowym kanałem. Automatyzujemy pracę po stronie odbiorcy zamówienia.
Klient B2B → e-mail / PDF / Excel → ROVENS → Wapro Mag
Platforma B2B dla Wapro Mag
Dla firm, które chcą dać kontrahentom własny kanał zamawiania online z produktami, cenami i stanami połączonymi z Wapro.
Klient B2B → panel zakupowy → zamówienie online → Wapro Mag
Najważniejszy element
Klient nie musi znać Twoich indeksów produktów
Sam odczyt PDF nie rozwiązuje problemu. W zamówieniach B2B kontrahent może używać własnego kodu, skróconej nazwy albo jednostki. Dlatego chcemy budować pamięć mapowań dla konkretnego kontrahenta i oznaczać niepewne dopasowania do zatwierdzenia.
- indeks klienta → indeks/kartoteka Wapro,
- EAN lub kod katalogowy → artykuł w Wapro,
- karton/opakowanie → odpowiednia jednostka lub przelicznik,
- niejednoznaczne dopasowanie → ręczne potwierdzenie,
- zatwierdzone mapowanie → możliwość ponownego użycia przy kolejnych zamówieniach.
Przykład: zamówienie klienta ABC Sp. z o.o.
Kod klientaWapro MagIlośćStatus
ABC-123TOW-00018420 szt.OK
FILTR XLTOW-0007626 szt.OK
POMPA 502 możliwe artykuły2 szt.SPRAWDŹ
Zakres danych
Co system powinien odczytać z zamówienia przed utworzeniem dokumentu w Wapro?
Nie każdy dokument zawiera wszystkie pola. W pilotażu chcemy ustalić minimalny zestaw danych, który występuje w realnych zamówieniach i daje bezpieczny proces przygotowania dokumentu.
Kontrahent i zamówienie
- adres e-mail nadawcy,
- nazwa firmy / NIP, jeśli występują,
- numer zamówienia klienta,
- data zamówienia i termin realizacji,
- uwagi do realizacji.
Pozycje towarowe
- indeks lub kod klienta,
- EAN / symbol katalogowy,
- nazwa produktu,
- ilość i jednostka,
- cena, jeżeli klient ją przesyła.
Kontrola przed zapisem
- czy kontrahent istnieje w Wapro,
- czy wszystkie produkty znaleziono,
- czy jednostki są jednoznaczne,
- które pozycje wymagają decyzji,
- czy zamówienie jest gotowe do utworzenia.
Dla kogo
Największy sens ma to tam, gdzie zamówienia B2B są powtarzalnym procesem, a nie pojedynczym mailem raz na tydzień.
Nie chcemy sprzedawać automatyzacji firmie, której problem jest zbyt mały. Pilot kierujemy do przedsiębiorstw, w których ręczne wprowadzanie zamówień rzeczywiście obciąża zespół.
Hurtownia, dystrybutor, importer lub producent B2B
- pracuje na Wapro Mag,
- regularnie otrzymuje zamówienia przez e-mail,
- zamówienia mają wiele pozycji lub różne formaty,
- jedna lub kilka osób ręcznie przenosi je do ERP,
- kontrahenci nie chcą zmieniać obecnego sposobu zamawiania.
Firma z małą liczbą ręcznych zamówień
- otrzymuje tylko kilka zamówień miesięcznie,
- większość sprzedaży jest B2C i już wpada automatycznie ze sklepu,
- zamówienia są już przesyłane przez EDI/API,
- ręczne wprowadzenie zajmuje firmie marginalną ilość czasu.
Na start nie potrzebujemy dostępu do całej skrzynki klienta.
W modelu pilotażowym firma może ustawić przekazywanie wyłącznie wiadomości związanych z zamówieniami na przypisany adres ROVENS. To upraszcza wdrożenie i pozwala ograniczyć zakres przetwarzanej poczty. Docelowe metody połączenia z Microsoft 365 lub Google Workspace mogą zostać dodane później.
oddzielny adres/identyfikator dla każdej firmy,
przetwarzane są tylko wiadomości przekazane do modułu zamówień,
brak konieczności podawania hasła do skrzynki w modelu forwardingowym,
niejednoznaczne dane mogą wymagać akceptacji użytkownika przed przekazaniem do ERP.
Integracja z ERP
Wapro Mag pozostaje systemem docelowym. Nie budujemy drugiego ERP.
Moduł ma działać jako warstwa pomiędzy skrzynką z zamówieniami a Wapro Mag. ROVENS ma już własne środowisko integracyjne i konektor do bazy Wapro, a sam Wapro udostępnia mechanizmy wymiany danych i importu zamówień z systemów zewnętrznych.
1. Odczyt
Mail, PDF lub Excel jest zamieniany na ustrukturyzowane dane zamówienia.
2. Walidacja
Dane są porównywane z kontrahentami, artykułami i regułami firmy korzystającej z Wapro.
3. Wapro Mag
Po zatwierdzeniu zamówienie może zostać przekazane do Wapro wybraną i przetestowaną metodą integracji.
Techniczny sposób utworzenia zamówienia dobieramy po analizie wersji Wapro i procesu firmy. Oficjalna dokumentacja Wapro opisuje formaty wymiany danych przeznaczone m.in. do importu zamówień z programów zewnętrznych.
Walidacja produktu
Zgłoś firmę do pilotażu zamówień e-mail/PDF → Wapro Mag
Szukamy pierwszych firm, które rzeczywiście ręcznie przepisują zamówienia B2B do Wapro. Na podstawie realnych dokumentów sprawdzimy, które formaty można rozpoznać, jak wygląda mapowanie produktów i jaki zakres automatyzacji ma sens.
- bez obowiązku zmiany sposobu zamawiania przez Twoich kontrahentów,
- bez potrzeby udostępniania całej skrzynki pocztowej na etapie pilotażu,
- najpierw analiza procesu i rzeczywistych dokumentów,
- dopiero później decyzja o uruchomieniu produkcyjnym.
Masz inny proces integracyjny z Wapro? Zobacz główną stronę integracji Wapro →
Powiązane rozwiązania
Automatyzacja zamówień jest częścią większego ekosystemu integracji Wapro
Ta strona dotyczy wyłącznie zamówień przychodzących e-mailem, PDF i Excel. Pozostałe intencje pozostają na istniejących stronach ROVENS.
FAQ
Najczęstsze pytania o zamówienia z e-maila i PDF do Wapro Mag
Czy można automatycznie importować zamówienia z e-maila do Wapro Mag?
Takie rozwiązanie jest technicznie możliwe poprzez warstwę pośrednią, która odbiera wiadomość, zamienia dane na uporządkowane pozycje zamówienia, porównuje je z kartoteką ERP i przekazuje dane do Wapro. ROVENS przygotowuje obecnie ten proces do pilotażu na rzeczywistych zamówieniach B2B.
Czy system ma odczytywać zamówienia z PDF i Excela?
Tak. Zakładamy obsługę treści e-mail, PDF oraz arkuszy Excel jako podstawowych źródeł. Dokładny zakres formatów będzie wynikał z dokumentów dostarczonych przez firmy uczestniczące w pilotażu.
Czy kontrahent musi korzystać z nowej platformy albo formularza?
Nie w tym modelu. Jego główną zaletą jest pozostawienie dotychczasowego sposobu składania zamówień. Klient wysyła e-mail lub załącznik, a automatyzacja odbywa się po stronie firmy pracującej na Wapro.
Co jeśli klient używa własnych indeksów produktów?
To jeden z kluczowych problemów, które moduł ma rozwiązywać. Docelowo system powinien umożliwiać mapowanie kodu używanego przez konkretnego kontrahenta na właściwy artykuł w Wapro oraz ponowne wykorzystanie zatwierdzonego mapowania.
Co się stanie, gdy system nie rozpozna produktu?
Niepewne lub wieloznaczne dopasowanie powinno zostać oznaczone do ręcznej decyzji. W pierwszej wersji nie chcemy automatycznie tworzyć zamówienia, jeśli system nie ma wystarczającej pewności co do pozycji.
Czy ROVENS musi mieć dostęp do całej firmowej skrzynki pocztowej?
Nie w planowanym modelu startowym. Firma może przekazywać do modułu tylko wiadomości związane z zamówieniami, np. poprzez regułę przekierowania na przypisany adres. Bezpośrednie integracje z Microsoft 365 lub Google Workspace mogą być kolejnym etapem rozwoju.
Czy rozwiązanie zastępuje platformę B2B?
Nie. Platforma B2B zmienia kanał składania zamówień i daje kontrahentowi panel zakupowy. Import z e-maila/PDF jest przeznaczony dla firm, których klienci nadal chcą zamawiać wiadomością lub załącznikiem.
Dla jakich firm pilotaż ma największy sens?
Dla hurtowni, dystrybutorów, importerów i producentów B2B pracujących na Wapro Mag, którzy regularnie otrzymują zamówienia e-mailem i poświęcają zauważalną część czasu zespołu na ręczne wprowadzanie ich do ERP.
ROVENS + Wapro
Najpierw sprawdźmy, czy ręczne zamówienia są u Ciebie problemem wartym automatyzacji.
Jeżeli zespół regularnie przepisuje zamówienia z e-maila, PDF lub Excel do Wapro Mag, zgłoś firmę do pilotażu. Zanim powstanie pełny produkt, chcemy oprzeć go na procesach i dokumentach, które rzeczywiście występują w firmach B2B.