Czy stracę dane przy migracji do Microsoft 365?

Najczęstsze obawy i fakty

Migracja poczty to dla wielu firm temat stresujący. W głowie pojawia się od razu jedno pytanie:

„A co, jeśli coś pójdzie nie tak i stracimy maile lub kontakty?”

To naturalna obawa. Poczta to jedno z głównych narzędzi komunikacji, archiwum historii klientów, ofert, umów. Strata danych mogłaby oznaczać poważne problemy operacyjne, a nawet prawne. Ale czy faktycznie trzeba się tego bać?

W tym artykule rozwiewamy najczęstsze wątpliwości firm dotyczące migracji do Microsoft 365 – na podstawie faktów i doświadczeń z realnych wdrożeń.

Obawa nr 1 – Czy utracimy maile podczas migracji?

To najczęstsze pytanie i… całkowicie uzasadnione. Dobra wiadomość?
Przy profesjonalnej migracji NIE tracisz żadnych danych.

Firmy, które przechodzą na Microsoft 365 z pomocą sprawdzonego partnera IT, mają gwarancję:

• wykonania pełnej kopii zapasowej przed migracją,
• zabezpieczenia wszystkich skrzynek (w tym ukrytych i archiwalnych),
• testów migracyjnych przed uruchomieniem,
• możliwości weryfikacji poprawności danych po zakończeniu procesu.

❗ Ważne: ryzyko utraty danych pojawia się głównie wtedy, gdy migrację prowadzi ktoś bez doświadczenia, lub “po kosztach”, bez odpowiednich narzędzi.

Obawa nr 2 – Czy podczas migracji przestaniemy dostawać maile?

Nie. W dobrze zaplanowanej migracji:

• Poczta działa cały czas – użytkownicy mogą normalnie pracować.
• W tle trwa synchronizacja danych ze starego serwera do Microsoft 365.
• Przełączenie systemu odbywa się w ustalonym oknie czasowym (często po godzinach pracy).

W przypadku firm, które nie mogą pozwolić sobie na żadne przerwy – stosujemy tzw. hybrydowe podejście lub migrację etapową, gdzie wszystko działa przez cały czas.

Obawa nr 3 – Czy kontakty i kalendarze też zostaną przeniesione?

Tak – kontakty, kalendarze, foldery, zadania, reguły poczty, a nawet podpisy e-mail można przenieść do nowego systemu. Oczywiście, zależy to od obecnego środowiska – np. Outlook, Thunderbird, poczta na hostingu itp.

Doświadczony zespół migracyjny:

• sprawdza, co dokładnie jest do przeniesienia,
• wykonuje próbne migracje na testowych skrzynkach,
• planuje harmonogram tak, by użytkownik nie zauważył różnicy poza tym, że… wszystko działa szybciej i stabilniej.

Obawa nr 4 – Czy mogę wrócić, jeśli coś pójdzie nie tak?

Technicznie: tak.
Praktycznie: nie będzie takiej potrzeby.

Dlaczego?

Bo przed migracją wykonujemy pełny backup środowiska – wszystkie skrzynki, kontakty, ustawienia można odtworzyć. Ale przy dobrze przeprowadzonej migracji takie cofanie się… po prostu nie ma sensu. Microsoft 365 zapewnia znacznie większą stabilność i bezpieczeństwo niż lokalne lub tanie serwery pocztowe.

Fakty: Co się dzieje podczas dobrze zaplanowanej migracji?

• Firma otrzymuje plan migracji z dokładnym harmonogramem.
• Każda skrzynka jest archiwizowana przed przeniesieniem.
• Proces nie zakłóca codziennej pracy użytkowników.
• Po zakończeniu migracji użytkownicy logują się do nowego systemu (Outlook, Teams, webmail).
• W razie potrzeby zapewniamy szkolenie lub instrukcje „co dalej”.

Efekt? Klient wchodzi do pracy rano – i wszystko po prostu działa. Tyle że lepiej.

Prawdziwa historia – Firma, która bała się migracji… a dziś nie wyobraża sobie pracy bez Microsoft 365

Firma handlowa z 30 pracownikami zgłosiła się do nas z pytaniem:
„Czy na pewno nic nie zginie? Pracujemy na poczcie od 12 lat.”

Po analizie środowiska:

• wykonaliśmy pełną kopię danych (ponad 50 GB historii),
• przygotowaliśmy skrzynki testowe do sprawdzenia zgodności,
• zaplanowaliśmy migrację na weekend.

W poniedziałek rano:

• pracownicy mieli już dostęp do skrzynek Microsoft 365,
• wszystko działało (łącznie z archiwami i regułami wiadomości),
• a kierownik działu IT powiedział:

„Żałuję, że nie zrobiliśmy tego 3 lata temu.”

Czy warto bać się migracji?

Nie.
Ale warto dobrze się do niej przygotować.

W migracji nie chodzi tylko o przeniesienie e-maili. To szansa na uporządkowanie całego systemu komunikacji, zwiększenie bezpieczeństwa i przejście na nowoczesny, zintegrowany system pracy.

FAQ – najczęstsze pytania